A lo largo de nuestra vida tenemos muchos sueños que siempre nos gustaría ir cumpliendo con el paso de los años y, aunque muchos de ellos son complicados de ejecutar, lo cierto es que otros muchos los podemos ir haciendo a base de empeño y ganas. Y es que a todos nos gustaría que nos tocase la lotería y que nos pudiésemos comprar una mansión, un buen coche, saldar todas las deudas que tenemos… pero como sabemos que esto, en parte, no depende de nosotros, es por lo que os decimos que hay sueños que son complicados de llevar a cabo.
Sin embargo, por el contrario, lo cierto es que tenemos otras muchas metas que sí que podemos realizar y no es casualidad que os hablemos de metas, ya que uno de los sueños más recurrentes que tenemos es ser capaces de organizar un evento deportivo con éxito y es que, aunque se trata de una tarea compleja, la realidad es que es muy gratificante, ya que permite ver como decenas o cientos de deportistas, ya sean estos amateur o profesionales, disfrutan haciendo lo que más les gusta.
Pero lo cierto es que como os decimos, la realidad es que organizar con éxito un evento deportivo no es una tarea nada fácil, ya que requiere de un importante número de permisos y elementos en detalle que, como se nos escapen, lo cierto es que podrían empañar el éxito organizativo. Por ello, para arrojar un poco más de luz a esta ardua tarea, os vamos a dar unos sencillos consejos para organizar un buen evento deportivo.
- Tener un plan detallado. Para organizar un evento deportivo con éxito hay que planificar cada acción y adelantarse a las eventualidades. Además, es básico definir el objetivo del evento, realizar una buena comunicación y publicidad, consultar el reglamento y las normas legales. Estimar el presupuesto y el número de participantes. Por último, consultar el tiempo que hará durante el evento.
- Elegir la fecha y el lugar del evento. Para que el evento consiga atraer a más personas hay que elegir bien el día, la hora y el lugar. Ya que hay que evitar que coincida con otros eventos parecidos o con días señalados. El lugar debe estar bien equipado para poder celebrar el evento sin problema.
- Solicitar permisos, licencias y seguros. Para la mayoría de los eventos deportivos se exigen una serie de trámites. Desde pedir permiso para cerrar unas calles al tráfico en una carrera urbana. Hasta contratar un seguro de accidentes por si hubiera algún incidente. Ya que ningún deporte está carente de riesgo. Es por ello por lo que además de consultar la normativa de eventos deportivos, lo cierto es que también le debemos de echar un vistazo al Real Decreto 203/2010, de 26 de febrero, por el que se aprueba el Reglamento de prevención de la violencia, el racismo, la xenofobia y la intolerancia en el deporte, ya que también lo debemos de tener siempre presente.
- Contratar personal. Además del personal de la organización, hacen falta árbitros, un equipo médico y una ambulancia para eventos deportivos. Además de otros servicios, como catering, fotógrafos y personal de limpieza.
- Revisar el plan. Con la mayoría de los detalles cerrados se hace necesario evaluar el plan original. Y hacer los cambios necesarios para adaptarlo a la situación. En este momento se crea el programa del día, con los horarios para las competiciones y los detalles sobre la inscripción.
- Organizar suministros. Para que el día del evento todo esté listo hay que organizar los suministros. De esta forma no faltarán camisetas para el personal del evento, marcadores, silbatos, redes, pelotas, carteles, trofeos, diplomas y todo el material necesario. Así, muchos de vosotros, al igual que nosotros, será en este punto donde estéis más perdidos, por lo que si no queréis fallar, nosotros os recomendamos que os paséis por Fabrica banderas, donde encontraréis un amplio catálogo personalizable para vuestro evento y que, sin duda alguna, os solventará gran parte de los problemas en una única compra a un mismo proveedor.
La comunicación y la publicidad, fundamentales para hacer visible un evento
Con la fecha, hora y lugar escogidos, el programa hecho y las inscripciones definidas es el momento de dar publicidad al evento. Cartelería y prensa son los medios más comunes. Aunque ahora está en auge la participación de personas influyentes en redes sociales y la inversión en publicidad online, ya que permite llegar a gente interesada en el deporte y hace más rentable organizar un evento deportivo. También es bueno comprobar el protocolo COVID para eventos deportivos, por si hay algo que no se ha tenido en cuenta y se puede comunicar por redes.
