Claves para elegir un buen gestor documental en la empresa

18 septiembre, 2020
Claves para elegir un buen gestor documental en la empresa

Multitud de empresas cuando llega el verano tienen que hacer balance e ir organizando toda la documentación de la empresa. Existen una serie de ciclos, que se realizan cada ciertos meses, estaciones o años. Por ejemplo, el verano y los comienzos de cursos nuevos suelen ser ideales para este tipo de reorganizaciones.

Una vez llega el momento es cuando nos vamos a dar cuenta de la enorme cantidad de información con la que contamos y cómo nos organizamos. Multitud de empresas pueden plantearse la utilización de un gestor de documentos de cara a poder organizar todos los archivos. Esto ayuda a que se definan cinco claves cuando se quiere elegir un gestor documental bueno en nuestra empresa.

Podemos empezar diciendo si la organización con la que contamos es la necesaria o se necesitan muchas más cosas. Si sucede que, aunque tengamos todo bien organizamos tardamos bastante tiempo en ir encontrando archivos y documentos más de lo necesario, los gestores de documentos no pueden ayudar mucho en la mejora de la productividad de la propia organización. Lo que sucede es que va a ir cambiando la manera en la que trabaja la empresa, sin que ello suponga una curva de aprendizaje alta.

Requisitos de un gestor documental

Cuando pensamos en lo que debería tener un gestor documental, las opciones con las que contamos son bastantes, pero lo que pedimos a un gestor documental es que nos ayude en las tareas de nuestro día a día como aseguran en Gitdoc en base a sus muchos años de experiencia.

Vamos a conocer más:

Buscador potente

Con él vamos a poder encontrar un documento introduciendo muchos criterios de búsqueda, de tal forma que contemos con la necesaria agilidad para poder encontrar el primer proyecto que se envíe, por ejemplo, a una empresa que no aceptara nuestro presupuesto, pero que queramos recuperar por el motivo que sea. Será de ayuda el ir introduciendo etiquetas o tags en los documentos para buscar y organizarse.

Flujos de trabajo

Con ellos se pueden definir las acciones que se realizan. Si mediante este gestor se incluyen las solicitudes de vacaciones, estaría bien que le llegase un correo electrónico al responsable que tiene que autorizarlas para avisar de que se ha producido una solicitud. El poder ir definiendo los flujos de trabajo es de gran ayuda de cara a la amortización rápida de la inversión que hagamos en el gestor de documentos, pues ayuda a que aumente bastante la productividad.

Los documentos pasan a ser digitales

Cuando no se puede mantener el papel por una parte y la documentación en formato digital por otra. Cuando se crean los documentos no existe problema algunos, pero cuando provienen de proveedores o clientes, tenemos que contar con las debidas facilidades para que se puedan integrar en el sistema para la gestión de documentos.

Sistema que realizar versiones

Esto es de los temas más importantes, pues va a ser de gran ayuda de cara a poder ir mejorando el uso que se hace de los documentos mientras se están creando. En ocasiones solemos pensar en el gestor documental como una gran ayuda para archivar y organizar, donde es necesario aprovechar las funcionalidades cuando se trabaja el documento  y quienes están implicados en el asunto hacen cambios en este, de tal forma que se puedan comprar las versiones o ir viendo los cambios que se producen de manera sencilla.

Avisos y comentarios

Parte indispensable cuando queremos comunicarnos y que el e-mail de nuestra compañía se vaya minorando. Los comentarios que vengan son los que van a llegar a las personas implicadas que hayan hecho una suscripción con sus RRSS al documento.

Normalmente, en el caso de algunas organizaciones, hay peticiones que no son coincidentes de manera exacta con las otras, pero estos van a ser los requisitos que como mínimo se han de incluir para realizar la evaluación de la implantación de un gestor de documentos en la empresa.

Vamos a poder una gran cantidad de labor, lo que compensará el tiempo a dedicar cuando empecemos a ir migrando todas las documentaciones al sistema nuevo en cuestión.

No es que sea complejo el modificar la forma en la que se trabaja, lo es cuando se necesite. Cuando además la empresa tiene un sistema de gestión, la forma en que se integren ambas va a ser obligada, introduciendo además más complicaciones a la integración.

Puede suceder que algunas características de las que hablemos las tenga el propio sistema a la hora de gestionar y no tengan tanta importancia en el gestor de documentos.