El diseño y la organización de un almacén requiere una serie de pasos y conocimientos previos, necesarios para la optimización de nuestros recursos y el aprovechamiento del espacio disponible. Estos factores fundamentales pueden afectar al crecimiento de la empresa de manera exponencial, ya que un almacén bien organizado permite trabajar de manera funcional.
Si tenemos la posibilidad de empezar desde cero eligiendo dónde instalarnos lo ideal es determinar la distancia óptima entre nuestro almacén y los puntos a los que debemos desplazarnos, como proveedores o centros de distribución, con el fin de rebajar los gastos de transporte. Que se encuentre en una zona de fácil acceso es otra de las variables a considerar. En la medida de lo posible, el lugar elegido debe tener espacio suficiente, para dejar abierta la posibilidad de posibles ampliaciones en el futuro.
Para tener abierta la posibilidad de cambios en el futuro, que se adapten a nuestras necesidades de reconfiguración interna, es recomendable contar con un espacio interior abierto, en el que poder distribuir estanterías y pasillos, como mejor se adapte a nuestra actividad.
La iluminación es un punto importante ya que, para poder aprovechar el espacio, el edifico no debe tener ventanas en las paredes, así se maximiza el espacio y también se dificulta la entrada a personas no autorizadas. Lo ideal es obtener la luz natural del techo y contar con la iluminación artificial suficiente para cuando ya no queden horas de luz natural.
Sistemas físicos de almacenaje
Hay decisiones que condicionan la forma que le vamos a dar a nuestro almacén, así como el espacio que vamos a destinar a los pasillos, al almacenaje y a la zona de recepción y envío de mercancías. Para poder dimensionar correctamente el almacén y elegir los sistemas físicos de almacenaje es necesario conocer detalladamente las características de los productos que vamos a almacenar. La cantidad de productos a almacenar, así como su peso, volumen y tamaño, determinarán el espacio que vamos a necesitar. No es lo mismo tener productos pequeños pero muy pesados, que ligeros pero muy voluminosos.
Hemos de decidir que tipo de estanterías vamos a necesitar y su colocación, y con qué tipo de maquinaria se van a realizar los desplazamientos dentro del almacén. A la hora de elegir las estanterías es clave que seleccionemos aquellas que nos permitan mover el producto con más facilidad, así seremos más productivos. De igual manera, la ubicación de los productos incide en la productividad, debemos tener ubicados los que más se venden en un lugar al que su acceso nos resulte cómodo y fácil. Existen diferentes sistemas de almacenamiento: el ordenado que da un lugar único y fijo a cada producto, el “del hueco libre”, en bloque por orden de llegada, o por orden de entrada y salida. Aprovechar el espacio vertical se vuelve imprescindible, ya que no contamos con un espacio infinito y aprovechar todas las posibilidades de nuestro espacio es vital. Al final, se trata de encontrar el sistema más eficiente dependiendo del tipo de mercancía que trabajemos, el espacio que dispongamos y la mano de obra. El ahorro de tiempo que se consigue con una buena organización, normalmente, repercute también a nivel económico.
Contar en este momento con el asesoramiento de un profesional es una inversión. Así lo explican desde Tomi Maquinaria, que, con más de 25 años en el sector de la venta y alquiler de carretillas elevadoras, se consideran “generadores de soluciones”. Según su experiencia, una empresa que además de darte la solución al problema que le planteas, sea capaz de ver más allá de tus necesidades inmediatas, y te asesore en base a también a tu crecimiento, puede hacer que cambie tu visión empresarial y que esa sea la base sobre la que sustentar tu expansión.
Zonas dentro del almacén
Podemos identificar unas zonas comunes en todos estos espacios: la zona de recepción, la zona de almacenamiento, la zona de expedición y las zonas auxiliares.
En la zona de recepción es donde se realiza la descarga de los productos del exterior. Se debe destinar un espacio que sea suficiente, pensando en las épocas de mayor actividad. Es aquí donde se realiza el control de la mercancía recibida: cotejo de albaranes y comprobación de que la mercancía está en buen estado. Es importante contactar con el proveedor en el menor tiempo posible, en el caso de que se haya producido alguna incidencia. Arreglar estos problemas de forma inmediata será más fácil y rápido, ya que las reclamaciones posteriores son más difíciles de argumentar. Si utilizamos algún sistema de codificación propio, éste será el momento de gestionarlo, ya que no debe entrar nada a nuestro almacén que no esté debidamente etiquetado. Perder mercancía es una pérdida directa de dinero.
Como venimos señalando, la zona de almacenamiento debe adecuarse al material que vayamos a almacenar. A la hora de diseñar el almacén, también hay que tener en cuenta las necesidades de almacenamiento que vamos a tener, y eso depende directamente de las cantidades que vayamos a recibir de cada pedido y del stock necesario que tendremos que tener, para dar respuesta a nuestros clientes.
El lugar donde se preparan las mercancías para proceder a su envío es la zona de expedición. La dimensión y forma de está zona dependerá del número de pedidos que se preparen. Debe de haber el espacio suficiente para poder controlar el estado de la mercancía, y que el pedido se corresponda con lo ha solicitado nuestro cliente. Comprobar el albarán también es necesario y se hará antes del embalado.
La necesidad de zonas auxiliares dependerá de nuestra actividad, aunque es lógico que podamos encontrar, además de las citadas:
- Zona de oficinas: donde se gestionará la mercancía que entra y sale, la venta con el cliente, incidencias, etc.
- Zona de devoluciones: donde se llevará a cabo la tramitación de las devoluciones hasta que se decida qué se va a hacer con ellas (vuelta a la zona de almacenaje, reparación, destrucción…)
- Área de descanso para empleados.
Por último, y aunque parezca obvio, es imprescindible que nuestros empleados sepan que el orden y la limpieza son fundamentales. Todo este trabajo de organización previo no sirve de nada si no se mantiene como una constante en el día a día de trabajo. Todos nuestros empleados deben conocer las pautas para que esto pueda llevarse a cabo de forma sistemática, y hacerlo además de forma segura. La especialización y la formación continua de los empleados, son otras formas de fomentar la productividad en nuestro almacén.
Si sentimos que no estamos capacitados para llevar a cabo esta tarea, ya sea por falta de tiempo o por falta de profesionalidad, la mejor decisión que podemos tomar es contratar una empresa externa que nos realice un proyecto a nuestra medida y que nos asesore para llevar a cabo nuestro negocio de la manera más rentable en el presente, para que nos impulse a seguir creciendo de forma segura en el futuro.
