La importancia de facturar bien en una empresa

12 febrero, 2017
La importancia de facturar bien en una empresa

Saber si una empresa es rentable es muy fácil. Es tan fácil cómo coger los datos de ingresos y los de gastos y ver si acabas en números rojos o negros. Si tu cuenta corriente aumenta, está claro que la empresa va bien, si no tienes ni para poder alquilar tu sitio, está claro que está siendo inútil todo tu trabajo. Sin embargo detrás de algo que parece tan sencillo, hay mucho más. En ocasiones una empresa sí es rentable pero si no se sabe llevar bien la contabilidad, se puede convertir en una ruina. De ahí que yo considere vital que cualquier empresa tenga un programa para facturar en condiciones, algo así como tener las cuentas claras.

Yo lo comprobé en primera persona. Monté una empresa de comunicación junto a socio, y claro, como lo nuestro son las letras, pues los números nos quedaban muy grandes. Así que recurrimos al programa Ziclope, y todo comenzó a ser mucho más sencillo. En este caso comenzamos a saber llevar las cuentas gracias a este programa de facturación y gestión dirigido para autónomos y empresas. Así los presupuestos, albaranes, facturas , impresión de recibos, etc dejaron de ser un tema tabú. Y tengo que reconocer que los ingresos aumentaron. Una herramienta sencilla pero muy potente.

Ahora tengo claro que la factura es un documento de suma importancia y debe ser emitida con la mayor precisión, claridad y exactitud. Cualquier error supone un problema de cobro que hemos padecido en nuestras propias carnes. La factura debe incluir todos los datos que obliga la legislación y los que solicita el cliente. La factura tiene tributarios al tener un IVA devengado. He comprobado como cualquier error en la factura provoca retrasos en el proceso de cobro. Una  buena calidad de la facturación es clave para evitar problemas, y nosotros que no teníamos ni idea, pues veíamos cómo ocurría esto.

Ojo con las fechas

Os voy a dar una serie de recomendaciones para que vuestra facturación mejore. Por ejemplo no hay que aceptar condiciones de clientes que sean cuestionables como esos listos que te vienen con frases del tipo la de «día de pago primer viernes de cada mes», puesto que si el primer viernes del mes es festivo el cliente puede retrasar el pago un mes más.  Además es conveniente averiguar si el cliente practica la cada vez más extendida mala costumbre de no aceptar el pago de facturas con vencimiento en agosto alegando vacaciones estivales, en cambio seguirán pasando pedidos durante todo el verano. Y es que hay auténticos profesionales del escaqueo de pagar.

Ojo también con los que ponen eso de “pago a proveedores únicamente el día 30” ya que esto le permite eludir el pago el 28 de febrero y aplazar un mes más los pagos que vencían en febrero. Yo siempre recomiendo que se pongan términos como «pago a 45 días fecha factura» y hacer constar la fecha exacta del vencimiento de pago en la factura, tal y como exige la legislación mercantil, aunque luego las instituciones son las primeras que no lo cumplen. Todo será mucho más fácil.

No me quiero extender más, pero otro día seguiré hablando del maravilloso mundo de la facturación porque da para mucho. De momento lo que os recomiendo es que todos los números de vuestra empresa, por pequeña que sea, pasen por un programa de facturación. Seguro que lo vas a agradecer.